Tableaux création pour Word

Tableaux 

 

Sam_Scophil
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Sommaire du chapitre :

• Un peu de vocabulaire
• Insérer un tableau
• Mettre en forme un tableau
• Insérer des formules dans un tableau

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Un peu de vocabulaire

Avant de commencer, nous allons passer quelques instants à introduire le vocabulaire spécialisé des tableaux.
Commençons par le commencement : un tableau est composé de lignes et de colonnes. La zone rectangulaire située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne est appelée cellule.

Pour appliquer une mise en forme des cellules, des lignes, des colonnes et du tableau dans sa totalité, vous serez amenés à les sélectionner. Pour cela, vous cliquerez à des emplacements précis, comme illustré dans la copie d'écran suivante :

Les trois pointeurs de sélection de cette figure ne peuvent pas être affichés en même temps. Ils ne sont présents qu'à des fins démonstratives, pour vous montrer leur allure. Lorsque le pointeur de la souris ressemble à l'un d'entre eux, vous pouvez cliquer pour sélectionner l'élément correspondant.

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Insérer un tableau

Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour insérer un tableau dans un document Word. Nous allons les passer en revue dans cette section.

Insérer un tableau avec le Ruban

Placez le point d'insertion à l'endroit où le tableau doit être inséré, basculez sur l'onglet Insertion du Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et choisissez le nombre de lignes et de colonnes du tableau dans le menu.

Le tableau est dessiné pendant que vous déplacez le pointeur dans le menu. Cliquez pour insérer le tableau correspondant dans le document et fermer le menu Tableau.

Si vous n'êtes pas à l'aise avec la souris, vous préférerez peut-être définir le nombre de lignes et de colonnes en utilisant une boîte de dialogue. Cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux puis sur Insérer un tableau. Définissez le nombre de lignes et de colonnes dans la boîte de dialogue Insérer un tableau et validez en cliquant sur OK.

Si nécessaire, cette boîte de dialogue peut être utilisée pour définir la largeur des colonnes du tableau. Entrez par exemple 3cm dans la zone de texte Largeur de colonne fixe pour que chacune des colonnes ait une largeur égale à 3 centimètres.

Vous pouvez également choisir d'ajuster la largeur des colonnes en fonction du contenu des cellules ou de la largeur de la page.
Ici par exemple, le premier tableau a été défini en sélectionnant l'option Largeur de colonne fixe: Auto, et le deuxième en sélectionnant Ajuster au contenu.

Insérer un tableau en le dessinant

La plupart des tableaux ont une forme rectangulaire et toutes leurs cellules ont la même dimension. Cependant, il est parfois nécessaire de créer des tableaux en marge de ces normes. Pourquoi ne pas les dessiner ?
Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban, cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux et sélectionnez Dessiner un tableau. Le pointeur de la souris se transforme en un crayon. C'est une invitation pour que vous dévoiliez vos talents de dessinateur.
Commencez par tracer le contour du tableau en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.

Lorsque vous relâchez le bouton gauche de la souris, le contour est dessiné en trait plein. Il ne vous reste plus qu'à délimiter les différentes cellules en traçant des traits verticaux et horizontaux (rassurez-vous, Word vous guide dans cette étape et vos traits seront parfaitement verticaux ou horizontaux).

Avez-vous remarqué l'allure inhabituelle du Ruban ?
Un onglet spécifique aux tableaux a été inséré et automatiquement sélectionné. Si nécessaire, vous pouvez effacer une ou plusieurs des bordures du tableau. Cliquez sur l'icône Gomme du groupe Traçage des bordures et cliquez sur la ou les bordures à effacer.
Nous n'allons pas nous arrêter plus longtemps sur l'onglet Création du Ruban. Nous y reviendrons en détail dans la section "Mettre en forme un tableau".

Insérer un tableau à partir de données existantes

Si vous avez saisi des données dans un document, il est possible de les convertir en un tableau, à condition qu'elles aient été convenablement mises en forme.
A titre d'exemple, voici des données issues du document tableaux.docx (si vous n'avez pas encore téléchargé ce document, je vous redonne le lien : tableaux.docx). Avez-vous une idée de la technique à utiliser pour convertir ces données en un tableau ?

Comme vous pouvez le remarquer, le passage horizontal d'une cellule à la suivante se fait à chaque tabulation, et le passage à la définition d'une nouvelle ligne dans le tableau se fait à chaque fin de paragraphe.

Pour que les marques de tabulation et de paragraphe soient visibles, il suffit de cliquer sur l'icône Afficher tout (groupe Paragraphe de l'onglet Accueil du Ruban). Un autre clic sur cette icône dissimule ces marques.

Après cet aparté, revenons à nos moutons ! Pour passer des données textuelles au tableau, vous procéderez comme suit :

1. Sélectionnez tous les paragraphes à convertir.
2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.
3. Cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et sélectionnez Convertir le texte en tableau dans le menu. Cette action provoque l'affichage d'une boîte de dialogue du même nom.
   
   
   
   
   
4. Comme vous pouvez le voir, Word a détecté que les données d'une même ligne étaient séparées entre elles par des tabulations et les zones de texte Nombre de colonnes et Nombre de lignes ont été automatiquement remplies. Pour convertir les données (attention, cette opération est assez difficile) ... cliquez sur OK, et le tour est joué !

D'accord, c'est très facile. Mais comment faire si un même séparateur est utilisé au niveau des cellules et des lignes ?

Pour répondre à cette question, nous allons transformer le deuxième jeu de données du document tableaux.docx comme indiqué dans la figure ci-après.

Ici, les changements de cellules ainsi que les changements de lignes sont indiqués par un seul et même séparateur : le passage à la ligne. Vous croyez que cela va poser un problème à Word ?

1. Sélectionnez les données à convertir en tableau.
2. Basculez sur l'onglet Insertion dans le Ruban.
3. Cliquez sur l'icône Tableau dans le groupe Tableaux et sélectionnez Convertir le texte en tableau dans le menu. La boîte de dialogue affichée laisse comprendre que Word est perplexe.
   
   
   
   
   
4. Si vous cliquez sur OK, un tableau de 1 colonne et 24 lignes sera créé, ce qui n'est absolument pas l'effet recherché. Réfléchissez un peu : quelle est l'information qui manque à Word ? Le nombre de colonnes du tableau. Indiquez que le tableau comporte quatre colonnes en tapant 4 dans la zone de texte Nombre de colonnes et cliquez sur OK. Les données sont immédiatement converties.

Insérer un tableau depuis Excel

Si vous utilisez Microsoft Excel 2010, le tableur de la suite Office 2010, l'insertion d'un tableau depuis une feuille de calcul est vraiment très simple. Pour vous entrainer, vous pouvez télécharger le classeur tableaux.xlsx en cliquant sur le lien suivant.

Télécharger le document tableaux.xlsx

Dans Excel, sélectionnez les données qui doivent apparaitre dans un tableau dans Word (1), puis cliquez sur l'icône Copier (2), dans le groupe Presse-papiers de l'onglet Accueil du Ruban.

Dans Word, cliquez sur l'icône Coller (groupe Presse-papiers, onglet Accueil). Les données sont insérées dans le document en conservant la mise en forme d'Excel.

Avouez le, on peut difficilement faire plus simple !

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Mettre en forme un tableau

Pour mettre en forme un tableau Word 2010, vous utiliserez deux onglets dans le Ruban :

• Création, pour définir les bordures, le style et les options de style du tableau ;
• Disposition pour modifier la taille et l'alignement des cellules.

Utiliser un style de tableau

Rien de tel qu'un style pour transformer radicalement l'allure générale d'un tableau.
Cliquez sur une cellule du tableau. L'onglet Création est automatiquement sélectionné dans le Ruban. Développez la liste Styles de tableau en cliquant sur l'icône Autres et faites votre choix dans les nombreux styles proposés (il suffit de pointer un style pour le prévisualiser dans le document et de cliquer pour l'appliquer au tableau).

Ici par exemple, le style Trame moyenne 2 – Accent 6 a été appliqué au tableau.

Quatre clics séparent le premier tableau du deuxième. Avouez qu'il serait dommage de passer à côté de cette fonctionnalité !
La liste Styles de tableau permet d'appliquer un style global à un tableau, mais rien ne vous empêche de choisir une trame différente pour une ou plusieurs cellules que vous souhaitez mettre en valeur. Vous utiliserez pour cela la liste Trame de fond du groupe Styles de tableau. Cliquez sur la cellule concernée, sur l'icône Trame de fond et faites votre choix dans la liste.

Changer les bordures du tableau

Si vous êtes un tantinet observateur, vous avez certainement remarqué l'icône Bordure dans le groupe Styles de tableau. Selon la commande sélectionnée dans la liste, cette icône peut agir sur la bordure de la (ou des) cellule(s) sélectionnée(s) .

A titre d'exemple, entrainez-vous à encadrer les deux chiffres d'affaire les plus élevés en utilisant l'icône Bordures. Voici le résultat à obtenir :

Pour arriver à ce résultat :

1. Cliquez sur la cellule qui contient la valeur 229 000 €, déroulez la liste Bordures et sélectionnez Bordures extérieures. Cette action encadre la cellule dans laquelle se trouve le point d'insertion et mémorise la bordure sélectionnée dans la liste.
2. Cliquez dans la cellule qui contient la valeur 254 000 € et cliquez sur l'icône Bordures (le style Bordures extérieure étant déjà sélectionné, il suffit de cliquer sur l'icône Bordures).

Mise en forme des cellules

Les divers paramètres de mise en forme des cellules sont rassemblés sous l'onglet Disposition du Ruban.

Pour accéder à cet onglet, il vous suffit de cliquer sur une cellule du tableau et de le sélectionner dans le Ruban.

Taille des cellules

La taille des cellules est définie lors de la création du tableau, mais il est possible de la modifier à tout moment en utilisant les icônes du groupe Taille de la cellule.

Examinons les différentes icônes de ce groupe :

• Ajustement automatique permet d'ajuster la largeur des colonnes du tableau à leur contenu ou à la page, ou encore de choisir une largeur fixe (cette icône agit sur la totalité du tableau sans qu'aucune sélection ne soit nécessaire) ;
• Hauteur définit la hauteur de la ligne dans laquelle se trouve le point d'insertion ou des lignes sélectionnées ;
• Largeur définit la largeur de la colonne dans laquelle se trouve le point d'insertion ou des colonnes sélectionnées ;
• Distribuer les lignes uniformise la hauteur des lignes sélectionnées ;
• Distribuer les colonnes uniformise la largeur des colonnes sélectionnées.

Une autre technique, moins précise mais plus naturelle, peut être utilisée :

• Déplacez le pointeur sur la partie inférieure d'une cellule. Lorsqu'il change de forme, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris verticalement pour ajuster visuellement la hauteur de la ligne.
• Déplacez le pointeur sur la partie droite d'une cellule. Lorsqu'il change de forme, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris horizontalement pour ajuster visuellement la largeur de la colonne.

Alignement, orientation et marges des cellules

L'alignement du texte dans les cellules est défini dans le groupe Alignement, sous l'onglet Disposition du Ruban. Avant de cliquer sur une des icônes d'alignement, vous devez sélectionner la ou les cellules concernées en cliquant sur les zones de sélection correspondantes.

Pour changer l'orientation des cellules sélectionnées, il suffit de cliquer une ou deux fois sur l'icône Orientation du texte.
Enfin, pour modifier les marges à l'intérieur des cellules du tableau, cliquez sur l'icône Marges de la cellule. Une boîte de dialogue intitulée Options du tableau est affichée. Modifiez les zones de texte Haut, Bas, Gauche et Droite comme vous l'entendez puis cliquez sur OK pour valider.

Si nécessaire, les cellules du tableau peuvent être espacées entze elmes. Pour cela, il suffit de cocher la case Autoriser l'espacement entre les cellules et de préciser l'ampleur de l'espacement.
Et si vous vous entraîniez à utiliser les icônes d'alignement et d'orientation ? Pour cela, je vous suggère de transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme suit :

Pour arriver à ce résultat, trois étapes ont été nécessaires :

• Sélection de la colonne 1 et clic sur l'icône Orientation du texte à deux reprises.
• Diminution de la largeur de la colonne 1 en agissant sur la zone de texte Largeur (groupe Taille de la cellule, onglet Disposition).
• Sélection de la totalité du tableau et clic sur l'icône Centrer (groupe Alignement, onglet Disposition).

Insertion/suppression de lignes et de colonnes

L'insertion de lignes et de colonnes se fait en utilisant les icônes du groupe Lignes et colonnes, sous l'onglet Disposition.
Pour insérer :

• Une ligne : cliquez sur une cellule au-dessous ou en dessous de laquelle doit se faire l'insertion, puis cliquez sur l'icône Insérer au-dessus ou Insérer en dessous.
• Plusieurs lignes : sélectionnez autant de lignes que vous voulez en insérer, puis cliquez sur l'icône Insérer au-dessus ou Insérer en dessous.
• Une colonne : cliquez sur une cellule à droite ou à gauche de laquelle doit se faire l'insertion, puis cliquez sur l'icône Insérer à gauche ou Insérer à droite.
• Plusieurs colonnes : sélectionnez autant de colonnes que vous voulez en insérer, puis cliquez sur l'icône Insérer à gauche ou Insérer à droite.

Pour supprimer :

• Une ou plusieurs cellules : sélectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer les cellules. Une boîte de dialogue vous demande de définir comment doivent être décalées les cellules environnantes. Choisissez une option, puis validez en cliquant sur OK.
  
  
  
  
• Une ou plusieurs colonnes : sélectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer les colonnes.
• Une ou plusieurs lignes : sélectionnez-les, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer les lignes.
• Le tableau : cliquez dans une cellule du tableau, cliquez sur Supprimer puis sur Supprimer le tableau.
• Le contenu d'une cellule, d'une ligne, d'une colonne ou de tout autre blocs de cellules : sélectionnez-les puis appuyez sur la touche Suppr du clavier.

Fusionner et fractionner des cellules

Il est parfois nécessaire de fusionner plusieurs cellules dans une seule, ou au contraire de fractionner une cellule en plusieurs. Ces actions sont accomplies avec les icônes du groupe Fusionner, sous l'onglet Disposition du Ruban. Pour illustrer le fonctionnement de ces icônes, nous allons transformer le tableau Visiteurs du document tableaux.docx comme suit :

Voici les étapes qui permettent de passer du premier tableau au deuxième :

1. Sélection des quatre cellules de la première ligne, puis clic sur l'icône Fusionner (groupe Fusionner).
2. Sélection de la cellule contenant les nombres 245 et 541, clic sur l'icône Fractionner, paramétrage de la boîte de dialogue Fractionner des cellules comme suit et clic sur OK.
   
   
   
   
   
3. Sélection de la cellule contenant les nombres 287, 359 et 372, clic sur l'icône Fractionner, paramétrage de la boîte de dialogue Fractionner des cellules comme suit et clic sur OK.
   
   
   
   
   
4. Sélection de tout le tableau, puis clic sur l'icône Centrer, dans le groupe Alignement.

Tzi der données

Word 2010 peut être utilisé pour trier les données d'un tableau par ordre croissant ou décroissant en utilisant un, deux ou trois critères. A titre d'exemple, nous allons trier les données du tableau Sociétés. Ce tableau fait partie du document tableaux.docx.

Cliquez sur une cellule du tableau, puis sur l'icône Trier (groupe Données de l'onglet Disposition). Une boîte de dialogue est immédiatement affichée. Comme vous pouvez le voir, Word suppose que la première ligne contient le titre des colonnes (Ligne d'en-tête est initialisé à Oui par défaut).

Pour classer les données par ordre alphabétique selon la colonne Ville, sélectionnez Ville dans la liste 1ère clé. Le contenu de cette colonne est textuel. La valeur Text dans la liste Type est donc convenable. Cliquez sur OK pour procéder au tri.

Supposons maintenant que vous vouliez classer les données dans un ordre alphabétique selon la colonne Ville puis dans un ordre inverse alphabétique selon la colonne Identifiant. Comment devez-vous paramétrer la boîte de dialogue Trier ?
Je vous laisse réfléchir pendant que je vais respirer un peu d'air frais à l'extérieur ...
Vous avez trouvé ? Voici l'allure que doit avoir la boîte de dialogue Trier :

Et voici les données triées. Reportez-vous aux lignes dont la colonne Ville vaut London. Vous pouvez constater que les identifiants sont classés dans un ordre inverse alphabétique. Il en va de même pour toutes les lignes qui possèdent un champ Ville identique.

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Insérer des formules dans un tableau

Bien que Word ne soit pas un tableur, vous pouvez l'utiliser pour effectuer des calculs élémentaires dans un tableau. Outre les quatre opérations de base (+, -, * et /), plusieurs fonctions peuvent être utilisées dans une formule. Les curieux non réfractaires aux maths peuvent se rendre sur cette page pour en savoir plus.

En ce qui nous concerne, nous allons raisonner sur un exemple pour que les choses soient plus claires. Ouvrez le fichier tableaux.docx téléchargé en début de chapitre et reportez-vous au tableau Calculs. Le but du jeu est de transformer le premier tableau pour qu'il devienne comme le deuxième :

Les cellules de la colonne Prix total sont calculées en multipliant les cellules Quantité et Prix unitaire correspondantes. Quant à la cellule Super total, elle a été calculée en additionnant toutes les cellules Prix total précédentes.
Une idée sur la façon de procéder ?
Les plus observateurs d'entre vous auront remarqué l'icône Formule dans le Ruban (groupe Données, onglet Disposition). Eh bien maintenant, il est temps de l'utiliser !
Cliquez dans la cellule située sous l'étiquette Prix total. Basculez si nécessaire sur l'onglet Disposition du Ruban et cliquez sur l'icône Formule du groupe Données. Une boîte de dialogue nommée Formule est affichée.

Dans la case Formule apparait la formule qui sera utilisée par défaut. Ici, il s'agit de la somme des valeurs numériques situées à gauche de la cellule courante. Cette formule n'est pas appropriée, étant donné que nous voulons effectuer un produit et non une somme. Si vous avez quelques notions d'anglais, vous avez certainement une idée de la formule à utiliser.

Remplacez SUM par PRODUCT, cliquez sur OK et le produit des cellules Quantité et Prix unitaire apparait comme par magie.

Aie ! Le résultat est bien calculé, mais le nombre est affiché sans les chiffres après la virgule. Est-ce que je me serais trompé quelque part ?

Non, vous ne vous êtes pas trompés. C'est juste que le format du résultat n'a pas été spécifié. Pour ce faire, il suffit d'utiliser la liste déroulante Format de nombre. Déroulez cette liste et choisissez la valeur 0,00. Cliquez sur OK. Le résultat devrait afficher deux chiffres après la virgule.

Maintenant, c'est à vous de travailler. Appliquez cette même technique sur les sept cellules Prix total suivantes.
Pour terminer l'exercice, vous allez définir la formule pour calculer le "super total". Cliquez dans la cellule qui suit le libellé Super total, cliquez sur l'icône Formule (groupe Données, onglet Disposition) et définissez la formule et le format de nombre à utiliser.

Le tableau devrait maintenant ressembler trait pour trait à ce qui était demandé.

A tous ceux qui auraient de mauvais souvenirs de leurs cours d'anglais au lycée, je veux bien expliquer la formule utilisée. SUM signifie "somme" et ABOVE signifie "au-dessus". La formule =SUM(ABOVE) demande donc à Word de faire la somme des valeurs numériques précédentes de la même colonne.

Vous avez vu que Word peut faire quelques calculs élémentaires dans les tableaux. Cependant, si vous devez effectuer régulièrement des calculs dans des tableaux, je vous conseille d'utiliser Excel 2010, le tableur de la suite Office 2010 qui, lui, est vraiment fait pour cela. Libre à vous de copier/coller des tableaux depuis Excel dans Word, comme nous l'avons vu dans la section "Insérer un tableau depuis Excel".

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Arrivés au terme de ce chapitre, vous savez :

• définir des tableaux avec le Ruban, à main levée, à partir de données existantes et par un copier/coller depuis Excel ;
• mettre en forme les cellules (taille, alignement, orientation et marges), les bordures et l'ensemble d'un tableau (styles) ;
• insérer et supprimer des lignes et des colonnes dans un tableau ;
• fusionner et fractionner des cellules ;
• trier les données d'un tableau en utilisant un, deux ou trois critères ;
• insérer des formules élémentaires dans un tableau.

Sam_Scophil
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Il vous reste encore beaucoup de choses étonnantes à voir concernant Word, des choses dont vous ne soupçonnez même pas l'existence !